Electronic documents services

Une valeur probante pour vos documents numériques

Vers une entreprise sans papier

En vue de réaliser des économies de temps et d’argent, d’accélérer le traitement de documents ou pour répondre aux nouveaux enjeux écologiques, les entreprises ont désormais la possibilité de dématérialiser la majeure partie de leurs documents et par conséquent de les traiter de manière électronique.


Protection des fichiers électroniques

Il appartient aux dirigeants d’entreprises de faire preuve de vigilance. Un document électronique peut être facilement modifié ou falsifié, tout comme un faussaire peut falsifier ou imiter une signature manuscrite. Une signature électronique ne peut, par contre, pas être copiée.

LuxTrust met à la disposition des entreprises des solutions flexibles, adaptées à leurs besoins, à intégrer dans des applications existantes de gestion documentaire. Ces outils spécifiques permettent de garantir l’authenticité de tout type de documents (texte, image, vidéo, audio…) ainsi que leur intégrité.

A l’aide d’un produit LuxTrust, les dirigeants d’entreprise pourront s’authentifier pour réaliser des opérations en ligne ou signer des documents en vue de leur donner une valeur probante.

Pour chaque besoin, LuxTrust a une solution.

eTimestamp

L’horodatage des documents numériques

Ce service d’horodatage de documents permet d’inscrire numériquement une heure et une date au cœur du document, comme pourrait le faire un cachet de la poste : le jeton d’horodatage, ou cachet numérique, prouve donc l’existence du document associé à un moment donné. Le Timestamp est une signature électronique effectuée à l’aide d’un certificat LuxTrust dédié pour ce service : le Timestamp permet donc également de prouver qu'un document n’a pas été modifié depuis le moment où il s’est vu apposer ce tampon numérique.

Le plus haut niveau de sécurité

LuxTrust S.A. est prestataire d'un service accrédité d'horodatage. Ce service Timestamp est basé sur des sources de temps indépendantes et il est conforme aux standards européens (ETSI TS 102 023).

Pour des raisons de sécurité le protocole entre le Client et le Service Timestamp de LuxTrust s’appuie sur l’authentification TLS (« Transport Layer Security Protocol »)

eSignature

Placer la signature électronique au cœur des processus de l’entreprise

Aujourd’hui, il est à charge des dirigeants ou des personnes mandatées pour engager l’entreprise d’apposer sa signature sur des documents essentiels, parce que la loi l’exige ou par mesure de sécurité.

Les solutions LuxTrust font entrer la signature électronique au cœur de la structure. Elles permettent d’envisager le développement d’une entreprise sans papier.

La signature électronique, apposée sur des documents selon des critères bien déterminés par le cadre légal de la Directive Européenne 1999/93/EC , est reconnue comme légale au même titre qu’une signature manuscrite.

Les solutions et les outils LuxTrust sont développés de façon à être conforme à cette Directive.

En fonction des besoins

A partir de processus bien identifiés, et un inventaire des besoins de l’entreprise en la matière, LuxTrust peut intégrer directement et facilement ses outils au cœur des processus de l’entreprise.

Support à l’eArchiving : archivage long-terme à valeur probante

La validité de la signature sur le long-terme doit être préservée pour garantir un archivage à valeur probante dans le temps.

La solution « Digital Signature Module » (DSM) de LuxTrust permet de préserver la valeur probante de la signature des documents sur le long-terme.

Le logiciel DSM crée la signature pour tout type de documents graphiques ou textuels (données bruts, XML, JPEG, PNG,….) et ajoute les champs nécessaires à la structure de la signature afin de stocker les données requises qui permettent de garantir la validité probante de cette signature dans le temps.

LuxTrust garantit la cohérence entre les exigences européennes en la matière et le format de la signature par des mises à jour régulières du module DSM.

Le logiciel DSM offre la possibilité d’effectuer automatiquement la validation de la signature et du certificat utilisé pour opérer la signature ainsi que l’appel au service eTimestamp. La vérification du certificat du service eTimestamp sera également automatiquement réalisée.

Support à l’eAdmin : plus d’efficacité

La signature électronique, intégrée aux processus de l’entreprise, ouvre la voie au développement d’une structure « paperless », qui est synonyme de diminution des coûts, de gain en efficacité et de pressions environnementales amoindries.

Pour les entreprises internationales qui collaborent en échangeant des documents électroniques, les solutions LuxTrust garantissent que les signatures des documents échangés sont dans un format adéquat, conformes aux standards européens.

Mass Signing

Mass Signing : la signature en masse des documents électroniques

Plus besoin de signer les documents un à un. Avec sa solution Mass Signing, LuxTrust s’en charge, en garantissant fiabilité, sécurité, confidentialité.

Gagner du temps

Lorsque la quantité de documents (ex. : factures) devient importante, il n’est plus souhaitable de signer les documents un à un. Avec sa solution Mass signing, LuxTrust vous permet d’automatiser votre processus de signature en garantissant fiabilité, sécurité, confidentialité.

Pour ce faire, l’application du client dialoguera simplement avec une interface sécurisée installée sur un de ses serveurs.

Se protéger et protéger ses documents

La solution Mass Signing de LuxTrust permet la création de signatures électroniques avec valeur probante en mode automatisé.

Dans ce cas, le service Mass Signing accède à la clé privée du client qui se trouve dans un élément cryptographique physique hautement sécurisé (Hardware Security Module ou HSM).

Une procédure stricte garantit que seul le client aura accès à sa clé privée.

Plus besoin d’imprimer

LuxTrust permet aux entreprises de s’engager, sur le contenu de documents, par voie électronique. Il n’est donc plus nécessaire d’imprimer des documents.

Signature as a Service

Signature as a Service

Signature as a Service : la signature électronique, en fonction des besoins

LuxTrust, avec la solution Signature as a Service, permet aux dirigeants d’entreprise de signer leurs documents électroniques, leur garantissant ainsi l’intégrité et l’authenticité des données qu’ils contiennent.

En toute simplicité, la solution Signature as a service permet à ceux qui ont le droit d’engager l’entreprise de signer un document via une application en ligne. Cette solution est particulièrement adaptée aux besoins des PME.

Solution simple et flexible

Le service Signature as a Service permet à l’auteur du document, après s’être authentifié, d’apposer une signature en quelques clics et par conséquent de garantir l’intégrité et l’authenticité du document. Avec cette solution, il peut donc s’engager sur un document électronique comme il pourrait le faire en apposant une signature manuscrite.

Vers une entreprise sans papier

En quelques clics, chaque employé de la société peut signer des documents en ligne, pour des entreprises plus vertes et économes.

Des coûts en fonction de l’utilisation

La solution Signature as a Service de LuxTrust est hébergée sur une plate-forme cloud. Son utilisation ne nécessite pas de matériel spécifique, ni l’installation de logiciel particulier. L’utilisateur paie en fonction du nombre de documents qu’il signe.

Mass Signing

Verification

Vérifier l’intégrité d’un document

Une signature apposée avec les outils LuxTrust est automatiquement vérifiable par tout logiciel traitant ce type de signature.

Par exemple: la signature apposée à l’aide du module DSM ou de Signature as a Service sur un document PDF est automatiquement vérifiée par tout logiciel traitant des documents PDF et qui respectent les standards.

La vérification de cette signature permet d’en déterminer l’intégrité.

Vérifier l’authenticité d’un document

Une application vérifie également la validité du certificat. En effet, si la date de validité du certificat est arrivée à échéance, l’identité du signataire ne peut pas être confirmée. Le document ne peut donc pas être considéré comme authentique.

La deuxième vérification opérée pour confirmer l’authenticité du document est la vérification du statut du certificat. Celui-ci ne peut avoir été révoqué.

Travailler en tout confiance

Afin de vérifier le statut du certificat avec lequel le signataire du document a signé, et par conséquent que ce signataire avait toujours bien le droit d’engager sa société, LuxTrust met à disposition un service de vérification du statut du certificat.

Si le statut indique que le certificat est révoqué, il est probable que la personne n’avait plus le droit d’engager la société ou bien que son certificat avait été volé et révoqué consécutivement.

Facilité d’échange et gain de temps

Pour les entreprises internationales qui collaborent en échangeant des documents électroniques, les solutions LuxTrust garantissent que les signatures des documents échangés sont dans un format adéquat, conformes aux standards européens.